Em um ambiente empresarial cada vez mais pressionado pela eficiência como uma vantagem competitiva essencial, implementar controles eficazes de projetos em projetos e programas tornou-se uma competência organizacional crítica.
No entanto, os controles de projetos e programas ainda seguem um processo imaturo em muitas organizações baseadas em projetos. Métricas de controle e índices de desempenho são frequentemente desenvolvidos com base em abordagens empíricas, sem seguir padrões internacionais bem estabelecidos e melhores práticas. Outra tendência é desenvolver controles exclusivamente com base em uma perspectiva financeira e nas exigências de fluxo de caixa.
Muitas organizações ainda não estabelecem seus próprios padrões internos para apoiar o controle e o gerenciamento de desempenho em seus projetos e programas. Portanto, os profissionais de projetos e programas envolvidos no desenvolvimento e uso de controles de projetos para fins de gestão frequentemente não são qualificados e não possuem o conhecimento, as habilidades e a experiência necessários para fazer uso adequado dos modelos de métricas para apoiar decisões de gestão, com o objetivo de fazer com que projetos e programas entreguem o escopo e os benefícios conforme os objetivos.
No entanto, a gestão de projetos e programas baseada na medição de desempenho não é opcional e é cada vez mais exigida pelas partes interessadas e investidores. Essa competência organizacional só pode ser alcançada equipando as partes interessadas com o entendimento, conhecimento e experiência necessários sobre os controles integrados de projetos. Para uma medição de desempenho eficaz em projetos e programas, o nível adequado de conhecimento deve existir nos diversos níveis organizacionais e não deve se limitar a especialistas em controle trabalhando isoladamente das partes interessadas que tomam decisões e daqueles que executam o trabalho do projeto.
Embora as linhas de base de projetos de alta qualidade, desenvolvidas antecipadamente em projetos e programas, ofereçam uma meta realista para a gestão de objetivos, mudanças e condições adversas emergentes sempre ameaçarão esses objetivos e gerarão variações. Ser capaz de diagnosticar adequadamente as causas dessas variações, durante e após o projeto, a fim de criar soluções de recuperação eficazes, aprimorar o desempenho e desenvolver lições aprendidas valiosas para o futuro, é um objetivo principal e um benefício dos controles eficazes de projetos.
Os controles adequados de projetos requerem a consideração de vários elementos de planejamento eficaz e coleta de dados, a saber: organizar o escopo do projeto por meio de uma EAP adequada, estabelecer Contas de Controle (CAs) e atribuir responsabilidades, estimar recursos, custos e prazos, desenvolver um cronograma integrado com a EAP, estabelecer estruturas adequadas de decomposição de recursos e custos (RBS e CBS), desenvolver modelos de fluxo de caixa, estabelecer regras de crédito para o progresso do trabalho, análise e gerenciamento de riscos, planejamento de aquisições, integração com o gerenciamento de comunicações, relatórios de desempenho e, por fim, sustentar a implementação do Gerenciamento de Valor Agregado.
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